BAB l
PENDAHULUAN
a.
LATAR
BELAKANG
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi.
Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan.
Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik
tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi
organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin
kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi
pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana
semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui,
tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk
meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.
Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan,
seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat
kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back
control).
Dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari
beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan
dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang
berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses
pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk
menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial
dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung
diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang
terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga
meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan
organisasi.
b.
RUMUSAN
MASALAH
1.
Apa
yang dimaksud dengan pengawasan ?
2.
Apa
saja tujuan dan bidang-bidang pengawasan ?
3.
Bagaimana
elemen-elemen esensial yang ada di dalam tiap sistem kontrol sendiri ?
4.
Ada
berapa fungsi, tipe, dan proses pengawasan dalam manajemen ?
5.
Bagaimana
menerapkan prinsip-prinsip kontrol yang berguna untuk mengembangkan sistem
kontrol ?
6.
Ada
berapa macam dan jenis-jenis pengawasan jika ditinjau dari setiap segi ?
7.
Apakah
pengawasan itu merupakan aspek penting dalam manajemen ?
8.
Apa
saja asas-asas yang menyangkut tentang pengawasan ?
9.
Bagaimana
sifat dan waktu dalam pengawasan ?
10.
Bagaimana
karakteristik sistem pengawasan yang lebih efektif ?
11.
Bagaimana
cara-cara melakukan pengawasan yang baik ?
12.
Bagaimana
langkah-langkah dan proses pengawasan ?
c.
MAKSUD
DAN TUJUAN
a.
Agar
dapat memahami tentang pengertian dari pengawasan.
b.
Agar
mengetahui tujuan dan bidang-bidang pengawasan.
c.
Agar
mengetahui elemen-elemen esensial yang ada dalam tiap sistem kontrol.
d.
Agar
mengetahui fungsi, tipe dan proses dalam pengawasan.
e.
Agar
mengetahui prinsip-prinsip dalam pengawasan.
f.
Agar
bisa mengetahui macam dan jenis-jenis pengawasan.
g.
Agar
mengetahui bahwa pengawasan itu adalah aspek yang sangat penting.
h.
Agar
mengetahui asas-asas yang terkait dengan pengawasan.
i.
Agar
mengetahui sifat dan waktu dalam pengawasan
j.
Agar
mengetahui karakteristik sistem pengawasan yang efektif.
k.
Agar
mengetahui cara-cara melakukan pengawasan yang baik.
l.
Agar
mengetahui cara-cara dan langkah-langkah dan proses pengawasan.
BAB ll
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN
PENGAWASAN
Controling
merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang
controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi
adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan
dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan
perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat
melakukan koreksi atau perbaikan.
Seorang
controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan
kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan
pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode
pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya
penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.
Pengawasan
( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas.
Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari
kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam
arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan
berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran
di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas
controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah
berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.
v Beberapa pengertian pengawasan
menurut pakar ekonomi:
1.
Menurut
Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber
daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
2.
George
R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah
dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu,
menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan.
3.
Robbin
(dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses
aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk
menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
4.
Kertonegoro
(1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha
memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan
perencanaannya.
5.
Terry
(dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa
yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil
tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai
dengan rencana.
6.
Dale
(dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat
sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga
mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang
sesuai dengan apa yang direncanakan.
7.
Admosudirdjo
(dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah
keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang
atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau
rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
8.
Sagian
(1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses
pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar
supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya.
9.
Kesimpulannya,
pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi
umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan.
B.
TUJUAN
DARI PENGAWASAN
v Sesuai dengan pengertian pengawasan
dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :
1. Menemukan dan menghilangkan
kemacetan yang mungkin timbul.
2. Melakukan pencegahan dan
perbaikan kesalahan yang ada.
3. Mencegah penyimpangan
4. Mengadakan koreksi apakah
hasil sesuai rencana,
5. Memperoleh efisiensi dan
efektifitas.
6. Mendidik pegawai dan
mempertebal rasa tanggung jawab.
v Menurut Griffin (2000), tujuan dari
fungsi pengawasan dibagi menjadi empat bagian, yaitu:
1.
Adaftasi
Lingkungan
Tujuannya adalah agar sebuah perusahaan dapat
beradaftasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik
internal maupun eksternal. Contoh : ketika ICT belum secanggih saat ini ,
kualifikasi minimum tenaga kerja di sebuah perusahaan barangkali hanya dibatasi
pada kemampuan mengetik. Namun saat ini hampir seluruh perusahaan menggunakan
komputer sebagai ujung tombak kegiatan sehari-hari.
2.
Meminimalkan
kegagalan
Ketika perusahaan menjalankan kegiatan produksi misalnya
perusahaan memiliki target produksi sebanyak 10.000 unit maka perusahaan
berharap bagian produksi bisa menghasilkan produk sebanyak itu. Katakanlah
bagian produksi hanya menghasilkan 9.000 unit yang memenuhi standar sedangkan
1000 unit tidak memenuhi standar. Maka perusahaan mengalami kerugian 1000 unit
dalam produksinya. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan pengawasan agar
target tersebut terpenuhi.
3.
Meminimumkan
biaya
Sebagaimana contoh di atas jika target terpenuhi maka
biaya dapat diminimalkan, akan tetepi jika kondisinya seperti di atas 1000 unit
tidak memenuhi standar maka hal itu tidak bisa dikatakan meminimalkan biaya
malah menambah beban biaya produksi.
4.
Mengantisipasi
kompleksitas dari organisasi
Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar
perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.
Ketika kegiatan perusahaan hanya memproduksi satu jenis barang, atau 10 orang
pekerja, atau 2 bagian dalam struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen
lebih mudah untuk dilakukan.
C.
SYARAT-SYARAT
PENGAWASAN
1.
Pengawasan
harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2.
Pengawasan
harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3.
Pengawasan
harus mempunyai pandangan ke depan.
4.
Pengawasan
harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5.
Pengawasan
harus luwes atau fleksibel.
6.
Pengawasan
harus serasi dengan pola organisasi.
7.
Pengawasan
harus ekonomis.
8.
Pengawasan
harus mudah dimengerti.
9.
Pengawasan
harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
D.
BIDANG-BIDANG
PENGAWASAN
Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di
perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat
pengawasan dapat dilakukan pada bidang :
a.
Produksi
Di bidang ini
pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan
pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula
pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk.
b.
Pemasaran
Tugas bagian
ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu
biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang
cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi
dari pasar.
c.
Keuangan
Bidang ini
harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang
kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan
yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.
d.
Personalia
Bidang ini
merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu
organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang
ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan
pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna
menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.
e.
Administrasi
(Perkantoran)
Bidang ini
merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan
dapat tercapai dan karyawan merasa puas.
E.
PENTINGNYA
PENGAWASAN
Suatu
organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alas an mengapa pengawasan itu
penting, diantaranya :
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai
perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku
baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan
atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang
lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin
kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan
fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat
secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer
mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya
tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer
dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan
mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5. Komunikasi
6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar,
penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan
tindakan
F.
BENTUK-BENTUK
PENGAWASAN
1.
Pengawasan
Pendahulu (feeforward control, steering controls, preliminary control).
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan
terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila
manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan
yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2.
Pengawasan
Concurrent (concurrent control )
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, atau pengawasan yang
terjadi ketika pelaksanaan berlangsung, dimana suatu aspek harus memenuhi
syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.
3.
Pengawasan
Umpan Balik (feedback control, past-action controls).
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah
dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak
sesuai dengan
G.
TAHAP-TAHAP
PENGAWASAN
·
Tahap
Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target
pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan
keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar fisik
b. standar moneter (biaya)
c. standar waktu
·
Tahap
Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan secara tepat.
·
Tahap
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa
atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
·
Tahap
Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan
dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
·
Tahap
Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan,
dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
v Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a.
Menetapkan
Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk
merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama
dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud
disini adalah menentukan standar.
b.
Mengukur
Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau
mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c.
Memperbaiki
Penyimpanga
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada
tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
v Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4
tahapan, yaitu:
a.
Menentukan
standar atau dasar bagi pengawasan.
b.
Mengukur
pelaksanaan
c.
Membandingkan
pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
d.
Memperbaiki
penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
v Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk
oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
a.
mengukur
hasil pekerjaan,
b.
membandingkan
hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada
perbedaan),
c.
mengoreksi
penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
v Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat
dalam proses pengawasan, yaitu:
a.
Ukuran-ukuran
yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata,
mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih
menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
b.
Perbandingan
antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan
kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
c.
Kegiatan
mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak
akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa
aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat
diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa
tahapan yang harus dilakukan.
·
Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam
melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
·
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur
kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah
dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya
secara optimal.
·
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa
penyimpangan-penyimpangan
·
Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan
perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
H.
MACAM
DAN JENIS-JENIS PENGAWASAN
Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain:
1)
Menurut
Ruang Lingkupnya
a.
Pengawasan
Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau
perusahaan.
b.
Pengawasan
Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu
bagian atau unit tertentu saja.
2)
Menurut
Obyek Pengawasan
a.
Pengawasan
keuangan
b.
Pengawasan
kepegawaian
c.
Pengawasan
pemasarann
d.
Pengawasan
produksi
e.
Pengawasan
kualitas
f.
Pengawasan
persediaan
3)
Menurut
Pihak yang Mengawasi
a.
Internal
control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang ada dalam organisasi
atau perusahaan itu sendiri.
b.
External
control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar
organisasi atau perusahaan.
c.
Direct
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan (
pengawasan langsung ).
d.
Indirect
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya
pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak langsung).
e.
Formal
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial
control),misalnya oleh berbagai media.
4)
Menurut
Waktu
a.
Preventif
Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya kesalahan
atau penyimpangan.
b.
Reprensif
Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan.
Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa
jenis dari pengawasan, diantaranya :
a.
Pengawasan
Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward
control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari
tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi
sebelum kegiatan selesai dikerjakan.
b.
Pengawasan
Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no
control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui
aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu
sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan
bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer.
c.
Pengawasan
Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back
Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan.
I.
PENGAWASAN
MERUPAKAN ASPEK PENTING DALAM MANAJEMEN
Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam
setiap organisasi :
a.
Adanya
perubahan di lingkungan organisasi
Menyebabkan
fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahan-perubahan
tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi
tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya timbulnya
perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul.
b.
Organisasi
menjadi semakin kompleks
Pada umumnya
organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan
menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian juga
jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga
kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti.
c.
Timbulnya
kesalahan-kesalahan dalam bekerja
Untuk
mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi, maka
digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan,
semakin sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan.
d.
Kebutuhan
manajer untuk mendelegasikan wewenang
Mengimplementasikan
sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan
tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian, manajer harus
dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan kebebasan pribadi dari
pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.
J.
ALAT
BANTU PENGAWASAN
Alat-alat
pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1.
Manajemen
Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen
pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan
kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian
dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur
manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua
persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan
organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2.
Management
Information System (MIS)
MIS yaitu
suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang
diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan
keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang
melalui beberapa tahap utama yaitu :
1.
Tahap
survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2.
Tahap
desain konseptual.
3.
Tahap
desain terperinci.
4.
Tahap
implementasi akhir.
Kriteria agar
MIS berjalan efektif, yaitu :
o
Mengikutsertakan
pemakai dalam tim perancangan
o
Mempertimbangkan
secara hati-hati biaya system
o
Memperlakukan
informasi yang relevan dan terseleksi
o
Adanya
pengujian pendahuluan
o
Menyediakan
latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
o
Pengawasan
terhadap kegiatan yang benar
o
Tepat
waktu dalam pemakainya
o
Menekan
biaya secara efektif
o
System
yang digunakan harus tepat dan akurat
o
Dapat
diterima oleh yang bersangkutan
3.
Analisa
Rasio
Rasio adalah
hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka
lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas
posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada
berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba
organisasi.
4.
Penganggaran
Anggaran dalam
organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode
waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh.
Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang
telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun
waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga
merupakan alat pengawasan.
Anggaran
adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan
anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang
telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan
manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang
direncanakan.
K.
MANFAAT
PENGAWASAN
a.
Untuk
memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan
mereka
b.
Untuk
mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam bekerja
c.
Untik
menerima informasi dan perspektif lain mengenaipekerjaan seseorang
d.
Untuk
menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
e.
Untuk
memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan
tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja
f.
Untuk
memiliki ruang untuk mengesplorasi dan mengekspresikan distress, restimulation
pribadi, transferensi atau counter-transferensi yang mungkin dibawa oleh
pekerjaan
g.
Untuk
merencanakan dan memanfaatkan sumberdaya pribadi dan frofesional yang lebih
baik
h.
Untuk
menjadi pro-aktif bukan re-aktif
i.
Untuk
memastikan kualitas pekerjaan
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Pengawasan
merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan
dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe
pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan pada
saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back
control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan
(perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan
–penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan penting
disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas
organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager
untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil
tindakan koreksi.
Perancangan
proses pengawasan diantaranya yaitu; Merumuskan hasil yang di inginkan,
Menetapkan penunjuk hasil, Menetapkan standar penunjuk dan hasil, Menetapkan
jaringan informasi dan umpan balik dan Menilai informasi dan mengambil tindakan
koreksi. Bidang strategik dalam pengawasan ialah Transaksi Keuangan, Hubungan
Manajer dan Bawahan, dan Operasi-operasi Produktif. Alat-alat pengawasan yang
paling umum ialah Manajemen Pengecualian (Management by Exception), Management
Information System (MIS), Analisa Rasio dan Penganggaran.
B. Saran
Pengawasan
dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya
kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun
lingkungan.
Pengawasan
menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik
antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat
memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu
masalah.
Pengawasan
lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu
adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi.
Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu
lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar