Contoh Masalah dalam Perusahaan dan Analisisnya

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 
PENERAPAN E-BUSINESS DI INDONESIA

( PT GARUDA INDONESIA, Tbk)

Dulu, Garuda Indonesia, perusahaan yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh Pemerintah, selalu mengalami kerugian sehingga tidak mampu bersaing dengan perusahaan sejenisnya dari negara lain dan tidak mampu memenuhi jadwal penerbangan secara on-time. Alhasil, Garuda Indonesia, layak menyandang predikat sebagai “jago kandang” dan hanya melayani rute-rute penerbangan domestik saja, sedangkan rute internasionalnya selalu sepi penumpang. Sejak beberapa tahun lalu, Garuda Indonesia, mulai berbenah dengan membuat serangkaian kebijakan strategis, seperti memperbarui armadanya secara bertahap, memberikan layanan yang prima kepada pelanggannya, program pelatihan terpadu untuk awak pesawat dan karyawan lainnya dan mengembangkan teknologi informasi untuk berbagai keperluan pendukung. Komitmen dan keseriusan tersebut dituangkan dalam bentuk sebuah kalimat tagline singkat Garuda Indonesia,”Kini Lebih Baik”.

MAPPING MANAJEMEN SDM

Manajemen SDM

MANAJEMEN PENJUAL BATIK

   Sebenanya tidak banyak penerapan manajemen, yang saya lakukan sebagai penjual batik.Saya menjual batik Lasem dari daerah saya sendiri.Tempat tinggal saya di daerah Rembang, Jawa Tengah. Saya menjual batik kurang lebih 5 bulan dan itu hanya untuk mengisi waktu luang. Dulu rencana (Planning) saya ingin menjual batik hanya untuk kerja sampingan. Strategi yang  sayagunkan untuk melakuakan penjualan melalui online atau mulut kemulut. Saya mengendalikan (Controling) sendiri.
 
    Pada persoalan ini, saya tidak melakukan fungsi  perencanaan dengan baik. Hal ini dibuktikan bahwa tidak adanya gambaran kedepan mengenai usaha yang saya lakukan. Tidak adanya rencana jangka panjang,hal ini diakibatkan karena baru terjunnya saya ke dunia bisnis batik. Selain itu  saya masih berada di dasar dalam piramida tingkatan management, sehingga belum ada gambaran mengenai masa depan usaha tersebut. Dalam perencanaan jangka pendek, saya juga tidak melakukan fungsi tersebut. Saya tidak pernah mematok harga target  pendapatan per hari. Saya hanya bekerja ala kadarnya sesuai waktu bekerja yang saya tentukan. Saya mungkin saja telah melakukan perencanaan dalam menjalankan usaha. Namun perencanaan tersebut tidak dilakukan secara tertulis, padahal rencana harus selalu dilakukan dan ditulis agar sebuah usaha mempunyai tujuan dan dapat  berkembang sesuai tujuan yang diinginkan.

    Saya menjual batik dengan harga yang menyesuaikan dengan produknya bisa dilihat dari :

1. Bahan Kain
2. Motif
3. Bahan Warna

    Dalam upaya mendapatkan keuntungan yang besar, perlu dibuat sebuah laporan keuangan dan perkembangan suatu usaha yang telah dilakukan, hal ini dapat membantu seorang pengusaha untuk memperkirakan dan menanggulangi masalah yang dapat membawa kerugian bagi usaha. Dengan laporan keuangan dan perkembangan, seorang pengusaha mampu memperkirakan kapan pelanggan sedang banyak atau kapan sedang sepi pelanggan, sehingga pengusaha tersebut mampu mengantisipasi bahan yang dibawa serta jumlah produk yang harus diproduksi.Dalam hal ini saya juga melakukan pencatatan keuangan, agar saya bisa melakukan  peninjauan ulang terhadap kesalahan - kesalahan produksi yang pernah saya lakukan.

POAC DALAM MANAJEMEN PADA WIRAUSAHAWAN

PENGANTAR MANAJEMEN
Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari kata “manage” yang artinya mengatur, mengurus atau mengelola.

Manajemen dapat diartikan sebagai:

Manajemen sebagai suatu proses
Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen
Menajemen sebagai suatu seni (art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (scince)
Menurut George Robert Terry:

“manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengendalian (controlling).
Tujuan manajemen:

Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara input dan output.
Manajemen dapat dibedakan menjadi 3 tingkatan:

Ket:

“ Semakin tinggi jabatan seseorang, maka jumlah akan semakin sedikit, sedangkan tugas dan tanggung jawabnya akan semakin besar. Sedangkan semakin rendah jabatan seseorang, maka jumlah pemegang jabatan tersebut akan semakin banyak dan tanggung jawabnya semakin kecil.

Pengertian Wirausahawan

Wirausahawan (bahasa Inggris: entrepreneur) adalah orang yang melakukan aktivitas wirausaha dicirikan dengan pandai atau berbakat mengenali produk baru, menentukan cara produksi baru, menyusun operasi untuk pengadaan produk baru, memasarkannya, serta mengatur permodalan operasinya
Fungsi Manajemen:
Perencanaan (planning)
Merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif-alternatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program sebagai bentuk usaha untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

4 (empat) tingkat kemampuan dasar dalam kegiatan perencanaan:
*Insight: kemampuan untuk menghimpun fakta dengan jalan mengadakan penyelidikan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang direncanakan.
*Forsight: kemampuan untuk memproyeksikan atau menggambarkan jalan atau cara-cara yang akan ditempuh, memperkirakan keadaan-keadaan yang mungkin timbul sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan.
*Studi eksploratif: kemampuan untuk melihat segala sesuau secara keseluruhan, sehingga diperoleh gambaran secara integral dari kondisi yang ada.
*Doorsight: kemampuan untuk mengetahui segala cara yang dapat menyamarkan pandangan, sehingga memungkinkan untuk dapat mengambil keputusan.
Fungsi Pengorganisasian (Organizing) yaitu suatu konsep manajemen dalam
wirausaha dalam menentukan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dalam
suatu kelompok , melalui cara mengelompokan kegiatan, menentukan siapa yang
akan memimpin kelompok tersebut, menyerahkan wewenang dan tugas untuk
melaksanakan kegiatan kepada paa pemimpin dan menentukan hubungan antar
kegiatan kelompok dengan kelompok lain.

© Fungsi Pergerakan (Actuating) yaitu suatu konsep manajemen dalam wirausaha
dalam mendorong semangat kerja bawahaan, mengarahkan aktivitas bawahan, dan satu organisasi tersebut bekerja secara bersama-sama sesuai dengan bidang masing-masing untuk dapat mewujudkan tujuan.

Pengawasan (controlling) yaitu suatu konsep manajemen dalam wirausaha
untuk menentukan pengendalian kegiatan membandingakn antara kegiatan
pelaksanaan dengan standar standar yang telah direncanakan , serta melakukan
pencatatan akan hasil – hasil yang diperoleh guna penyediaan data bagi
perencanaan yang akan datang.
Suatu usaha yang telah dipilih oleh wirausahawan tidak serta merta akan memberikan
jaminan bahwa usaha yang dipilihnya tersebut akan mendatangkan keuntungan jika usaha
tersebut tidak dikelola secara professional. Pengelolaan usaha yang baik dapat anda
lakukan dengan mengacu pada manajemen bisnis, langkah ini merupakan salah satu jalan
menuju keberhasilan usaha.
Seorang w
wirausahawan harus mempunyai rencana yang matang mengenai perencanaannya.
Rencana tersebut mencakup: bisnis apa yang dimiliki, memulai sendiri atau membeli suatu
perusahaan yang ada, mengetahui apa dan di mana pasar untuk produk atau servisnya.
Memulai suatu tidaklah mudah karena banyak tantangan-tantangan yang harus dihadapi.
Untuk suksesnya suatu permulaan seorang wirausahawan memerlukan :
© Adanya peluang usaha yang sangat solid.
© Memiliki keahlian dan kemampuan dalam bidang yang akan ditekuninya.
© Pendekatan yang benar dalam menjalankan usaha, dan
© Memiliki dana yang cukup untuk memulai dan mengoperasikan usaha tersebut
hingga dapat berdiri sendiri (Harper,1991).

Dalam memulai usaha baru seorang wirausahawan harus mempelajari situasi pasar
maupun keadaan industri yang akan dimasuki. Keadaan pasar tersebut mungkin telah
dipenuhi oleh para pesaing lainnya sehingga tidak mudah untuk dimasuki, mungkin juga
pasar yang dituju tersebut telah jenuh. Era orientasi produksi dan orientasi pemasaran
tampaknya akan segera berlalu memasuki era baru yaitu era persaingan (competition
era). Untuk itu perlu sekali menganalisis situasi kekuatan-kekuatan pesaing yang ada di
pasar dengan cermat.
Michael Porter (1895) mengungkapkan adanya lima kekuatan persaingan yang
menentukan di sektor industri yaitu:
1) Ancaman dari pendatang baru
2) Ancaman dari barang atau jasa substitusi
3) Kekuatan tawar menawar dari pemasok
4) Kekuatan tawar menawar dari pembeli, dan
5) Persaingan diantara para pesaing yang ada
Untuk menghadapi situasi pasar dalam industri tersebut Porter juga mengemukakan
beberapa dasar strategi yang generik.
Untuk pasar industri dengan target yang lebih luas dapat diterapkan strategi :
© Produk yang berbeda (product differentiation)
© Keunggulan biaya (cost leadership)
© Biaya fokus (cost focus)
© Perbedaan fokus (focused differentiation)
Perusahaan dapat meluncurkan produk yang berbeda dari pesaing lainnya dengan
memproduksi produk inovatif atau paling tidak ada perbedaan yang lebih bermanfaat
dibandingkan dengan produk pesaing lainnya. Strategi lain adalah dengan memanfaatkan
keunggulan biaya.
Keunggulan biaya ini dapat mengakibatkan biaya produksi kita lebih rendah sehingga
dapat menjual dengan harga yang lebih kompetitif. Sedangkan untuk pasar industri
dengan target yang lebih sempit kita dapat menggunakan strategi dengan memfokuskan
keunggulan biaya atau memfokuskan differensiasi produk pada segmen pasar tertentu
yang mampu dikuasai.
Kunci sukses usaha kecil (wirausaha) :
Banyak pendapat mengenai kunci sukses usaha kecil baik yang dikemukakan oleh kalangan
akademik maupun dari para praktisi usaha. Prof. David McClelland dari Harvard
University merumuskan kunci sukses usaha kecil sebagai berikut:
© Pengembalian resiko yang tepat
© Kerja keras
© Penentuan sasaran yang tepat
© Orientasi prestasi
© Inovasi.
Sam Walton pendiri Walmart yaitu retailer terbesar di Amerika mengisahkan kunci
sukses menjalankan usaha dalam bukunya Sam Walton Made in America yang dikenal
dengan The Ten Commandments of Business, yaitu :
1. KOMIT terhadap usaha anda
2. BERBAGI KEUNTUNGAN dengan semua yang membantu anda.
3. MOTIVASI mitra anda.
4. KOMUNIKASI segala sesuatunya kepada mitra anda.
5. MENGHARGAI semua orang yang membantu anda.
6. RAYAKAN keberhasilan perusahaan.
7. DENGARKAN setiap orang yang ada di perusahaan.
8. LAMPAU harapan pelanggan.
9. KONTROL pengeluaran perusahaan agar lebih efisien dari
    pesaing.
10. BERBEDA cara dari yang lain (Walton dan Huey, 1992)
Dalam dunia manajemen, Peter Drucker merumuskan makna efisiensi dan efektivitas.
Efisiensi berarti melakukan sesuatu secara benar (do thing right) sedangkan efektivitas
adalah melakukan sesuatu yang benar (do the right thing).
Efisiensi ditekankan pada penghematan dalam penggunaan input untuk menghasilkan
suatu output tertentu. Upaya ini diwujudkan melalui penerapan konsep dan teori
manajemen yang tepat. Sedangkan efektivitas ditekankan pada tingkat pencapaian atas
tujuan yang diwujudkan melalui penerapan leadership dan pemilihan strategi yang tepat.
Prinsip efisiensi dan efektivitas ini digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan
suatu bisnis. Prinsip ini mendorong para wirausaha dan praktisi untuk mencari berbagai
cara, teknik dan metoda yang dapat mewujudkan tingkat efisiensi dan efektivitas yang
Setinggi tingginya. Semakin efisien dan efektif, maka semakin kompetitif para
wirausahawan tersebut.

PROSES PERENCANAAN

   Pengertian Perencanaan
Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan ksanggupan melihat ke masa yang akan datang.
Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Ø  Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya  sumberdayanya secara tidak efektif.

Ø  Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik  yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.

Ø  Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Ø  Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.

Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.

Faktor Waktu dan Perencanaan

Perencanaan  merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
Tujuan.
Policy.
Prosedur.
Progress (kemajuan).
Program.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1.      Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2.      Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3.      Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.